Unibiblio

LMS – Library Management System

LMS MODULARE PER LA GESTIONE DI NETWORK DI BIBLIOTECHE

Unibiblio LMS (Library Management System) è una piattaforma modulare realizzata con tecnologie e framework Open Source. La soluzione è complessa e comprende tanti moduli, ma grazie alla sua modularità può essere adottata in step successivi, per esempio integrando nel sistema attuale un nucleo di funzionalità base da estendere nel tempo in funzione delle esigenze.

Unibiblio LMS è totalmente web based, quindi può essere installato on-premise, ma è anche fruibile in Cloud svincolando il network di biblioteche dagli oneri di gestione di una server farm.

L’architettura tecnologica a piu’ livelli consente di scalare la soluzione per adeguare le prestazioni a network di qualunque dimensione.

Unibiblio per CUBI

Rete di biblioteche lombarde.

Unibiblio per Beweeb

Beni Ecclesiastici in web.

Unibiblio gestisce

biblioteche

copie gestite

prestiti/anno

PANORAMICA

Il modulo Catalogazione permette la catalogazione di tutte le tipologie di materiali posseduti dalle biblioteche. Utilizza un database XML per la memorizzazione dei dati catalografici, sfruttandone la flessibilità e la capacità di adattare la struttura alle specifiche esigenze di catalogazione.

Per questo motivo è possibile definire modelli specifici per le diverse nature documentarie (monografia, periodico, cartografia, audio, video) aggiungendo, rimuovendo, o nascondendo campi, senza intervenire nel codice dell’applicazione.
I modelli semplificano il lavoro del catalogatore, perché presentano per ogni tipologia i campi più utilizzati, consentendo di aggiungerne altri.

Catalogazione derivata SBN

Unibiblio è in grado di gestire pienamente il colloquio con l’Indice2 di SBN (certificato SBNMARC 05/05/2009), ai fini della ricerca, cattura e localizzazione. L’operatore potrà esportare le schede catalografiche presenti nell’indice SBN e importarle nel catalogo Unibiblio, determinando così importanti economie e aumento dei livelli di produttività del centro di catalogazione.

FUNZIONI PRINCIPALI

  • Catalogazione di tutti i tipi di materiali
  • Definizione di modelli di catalogazione
  • Arricchimento record catalografici
  • Catalogazione derivata da portali di distributori di libri (Leggere s.r.l.)
  • Catalogazione derivata da altri sistemi Unibiblio
  • Derivazione da Indice2 di SBN
  • Gestione degli authority file e dizionari
  • Export di dati bibliografici

I PLUS

  • Import arricchimenti bibliografici da portali di distributori come Leggere s.r.l. (Abstract, copertine, indici)
  • Catalogazione di risorse elettroniche
  • Possibilità di aggiungere metadati di catalogazione specifici (es: MAG)
  • Inizializzazione e stampa Tag RFID integrata e diretta

Catalogazione derivata da portali di distributori di libri

La biblioteca può importare in modo automatizzato le schede catalografiche e gli arricchimenti bibliografici (abstract, copertine e indici), messi a disposizione dalle librerie on-line mediante web-services. Un connettore già funzionante consente di scaricare le schede catalografiche dal fornitore on-line Leggere s.r.l. Il catalogatore deve solo validare le schede o eventualmente correggerle per applicare le regole proprie, ma realizzando comunque notevoli risparmi di tempo. Le schede vengono rese disponibili in tempo reale su Opac e gli arricchimenti bibliografici visualizzati nella scheda di dettaglio della notizia, perfettamente integrate nel layout e con le funzionalità del catalogo.

Catalogazione

Interfaccia di catalogazione UNIMARC e authority file “autori”

Interfaccia di gestione dei lotti

Lotti di Catalogazione

Unibiblio è in grado di supportare un Sistema in cui un Centro Servizi eroga il servizio di catalogazione centralizzata. In questo modo si svincolano piccole biblioteche dalla necessità di dotarsi di figure specializzate nella catalogazione. La gestione dei lotti di catalogazione rappresenta un importante supporto al servizio: ad ogni nuovo acquisto non presente in catalogo, l’operatore inserisce il libro in un lotto che va inviato al centro per la catalogazione utilizzando il servizio di trasporto interbibliotecario (minibus).

La gestione dei lotti di catalogazione è altamente configurabile e garantisce una ripartizione delle risorse del Centro Servizi in maniera equa, trasparente e regolamentata.
Il lotto può contenere un numero massimo di libri da catalogare ed ogni biblioteca può avere un massimo numero di lotti contemporaneamente attivi; entrambi i parametri sono configurabili per biblioteca. È possibile configurare il sistema per utilizzare personale che si occupi di fare la descrizione delle notizie (Descrittori), e personale in grado di effettuare la catalogazione semantica (Catalogatori), in maniera da ripartire il tempo tra personale con competenze (e costi) differenti. In figura seguente il dettaglio di un lotto con lo stato di avanzamento del flusso di lavoro su ogni singola notizia. Le azioni disponibili su ogni libro da catalogare sono contestuali allo stato di avanzamento nel flusso di lavoro. Evidenziato in rosso un libro il cui stato non è ancora completato. Cliccando su “Apri” si accede all’interfaccia di catalogazione.

Unico nel suo genere, Unibiblio è stato progettato per la completa gestione della circolazione, del prestito interbibliotecario e dei transiti documentali intrasistemici.
Estremamente parametrizzabile rispetto alle tipologie dei lettori, alle categorie delle notizie ed alle scelte delle singole biblioteche. L’estrema configurabilità ne fa la scelta ideale sia per il grande sistema che per la piccola biblioteca.

Intuitivo e facile da utilizzare è stato concepito per gestire i flussi dei prestiti più articolati, nascondendo all’operatore le complessità della gestione delle operazioni.
Integrato all’Opac, fornisce il calcolo preciso dei tempi di attesa delle prenotazioni PIB, l’invio automatizzato e multicanale dei messaggi di disponibilità di un’opera prenotata e delle segnalazioni/solleciti.

Utilità per la biblioteca

Grazie al modulo di “Circolazione”, la biblioteca potrà monitorare lo stato dei propri documenti in maniera precisa, sicura e rapida. La gestione della categoria di documento e categoria di prestito determinano le regole generali di prestabilità del documento. In ogni momento e con semplici passaggi, assegnerà le regole di prestito ai documenti e agli utenti. Il bibliotecario potrà comunque cambiare la durata del prestito, anche solo temporaneamente, per le categorie o per il prestito in fase di registrazione.
Sofisticate funzioni (stop list), basandosi su ampie possibilità di applicare criteri di selezione, consentono di definire insiemi di notizie su cui poter applicare ulteriori regole temporanee di prestito, ad esempio per sospendere o semplicemente restringerne il prestito per una sezione o uno scaffale o un’intera biblioteca.Si pensi alle esigenze a seguito di eventi straordinari, come lavori di ristrutturazione, riorganizzazione interna, trasferimento, inventario o inizializzazione RFID: l’applicazione delle regole di esclusione si riflette anche sull’Opac, mantenendo coerente le politiche della biblioteca sia rispetto alle operazioni al banco che on-line.

FUNZIONI PRINCIPALI

  • Integrazione coi servizi on line (Opac)
  • Gestione aree espositive temporanee
  • Media package e kit di prestito
  • Instant messaging tra operatori e automatico
  • Gestione parametri logistici (orari biblioteche, mezzi di trasporto)
  • Realizzazione di stop list per esclusione dal prestito su insiemi di notizie, basata su parametri vari
  • Preciso monitoraggio dei transiti
  • Gestione numero massimo di prestiti contemporanei per utente
  • Controllo, trasparenza, puntualità

I PLUS

  • Solleciti automatizzati
  • Gestione categoria prestito (legata alla natura del documento)
  • Gestione categoria lettore (legata alla tipologia di lettore)
  • Gestione materiali in sola consultazione o solo in prestito locale (es. materiali di pregio o multimediali
  • Regole di blocco prestito sui fascicoli di un periodico più recenti
  • Blocco copie (in funzione delle categorie utenti, non è possibile ricevere più copie dello stesso documento)
  • Gestione tutela diritto d’autore

Unibiblio supporta il modello “a tre livelli” tipico delle biblioteche tedesche. È possibile creare rapidamente “Esposizioni Temporanee” a tema, inserendovi un numero qualunque di documenti, anche centinaia, che per un dato periodo assumono: una nuova collocazione, anche al di fuori della biblioteca proprietaria, nuove caratteristiche di circolazione (prestabilità, durata), nuova visibilità su Opac, presenza su zone evidenziate del Portale Aree Espositive. Alla fine del periodo, i documenti con semplici operazioni gestionali, torneranno alle loro caratteristiche originarie di collocazione e prestito.

Un innovativo modulo “kit di prestito” consente di raggruppare diversi oggetti inventariati (tipicamente i cofanetti multimediali, i corsi di lingua, trilogie di film e così via) in un Kit, che, ai fini del prestito viene visto come un unico oggetto. In fase di prestito o rientro l’operatore dovrà gestire, completamente assistito dall’interfaccia utente, un gruppo ben definito di pezzi. Sono previste speciali funzioni di rientro con smarrimento. Il Kit di prestito ha adeguata visibilità sia in fase di gestione (backoffice) che su Opac.
Unibiblio produce automaticamente un vasto insieme di comunicazioni agli utenti come ad esempio disponibilità della copia prenotata o i solleciti di restituzione. A seconda delle preferenze, l’utente potrà scegliere se ricevere comunicazioni via e-mail, posta tradizionale, SMS, sintesi vocale, anche in più lingue, evitando l’onere di gestione agli operatori, con grande risparmio di tempo e di risorse economiche.

Il monitoraggio dei transiti PIB (da inviare e da ricevere)

La registrazione di un prestito

La gestione dei Kit di prestito

Unibiblio è stato progettato in ottica sistemica: le procedure di prestito interbibliotecario (PIB), sono nativamente supportate e non richiedono azioni diverse rispetto ad un normale prestito locale. Sono a prova di errore e garantiscono semplicità di gestione, che si traduce nella possibilità di affidare le procedure a personale meno qualificato (volontari, servizio civile), liberando i bibliotecari esperti per attività più qualificanti (catalogazione, reference).

L’emissione di un prestito PIB tipicamente comporta transiti tra le biblioteche: Unibiblio è in grado di calcolare i tempi di attesa previsti per la consegna del documento, in funzione delle eventuali prenotazioni in coda, delle tabelle degli orari del servizio di trasporto (minibus), degli orari di apertura di back office e front office delle biblioteche. I lettori sapranno in modo preciso, in che giorno e da che ora sarà disponibile documento prenotato nella biblioteca di ritiro; gli operatori avranno il massimo controllo sullo stato dei transiti. Ogni operazione di prenotazione sarà istantaneamente aggiornata nel data base e visibile sull’Opac in tempo reale. Il modulo di “Circolazione” supporta pienamente la tecnologia RFID, se abilitato, basta collegare un’antenna e si trasforma in una postazionestaff RFID. Supporta inoltre l’integrazione di macchine di autoprestito (self-check sia per il prestito che per il reso), coi varchi RFID e allarmistica. Moduli dedicati, perfettamente integrati con il modulo Anagrafica Utente e con il modulo di Inventariazione, consentono la stampa e la scrittura su chip RFID per la tessera utente o per i materiali documentari/mediateca.

L’Opac di Unibiblio offre un’ampia gamma di form di ricerca e una ricca batteria di filtri. Raccoglie informazioni di ogni materiale posseduto dalla biblioteca: libri, periodici, collane, opere, film, riviste, mappe e carte, oltre a tutto il materiale digitale. Ogni notizia catalografica è arricchita da immagini e icone di interpretazione immediata, utili per valorizzare tutto il patrimonio.

L’utente dispone di un ampio pacchetto di servizi on-line per interagire in autonomia con la sua biblioteca, dalla proposta di acquisto alla recensione del libro appena letto. Il lettore contribuisce anche all’arricchimento dell’Opac in una logica tipica del social networking tramite commenti, votazioni, link a immagini e risorse esterne.

Utilità per l’utente

L’utente attraverso l’Opac entrerà in un ambiente nuovo, intuitivo e coinvolgente. Tutti gli elementi grafici sono studiati per accompagnarlo verso una dimensione d’interazione con il catalogo e con la biblioteca, copertine, bibliografie, indici, integrazioni con social network, recensioni, arricchimenti di ogni genere come link, immagini e suoni.

Mediante apposite funzioni on-line potrà prenotare o rinnovare il prestito, controllare la propria situazione, annullare una prenotazione e modificare la modalità di ritiro. Una funzionalità avanzata consente di salvare i propri profili di ricerca. L’utente, se lo desidera, sarà costantemente aggiornato sulle novità corrispondenti ai profili salvati via sms o e-mail. È anche possibile salvare i risultati di una o più ricerche, consentendo all’utente o all’operatore di costruire bibliografie arricchite da copertine, immagini, recensioni. Le bibliografie potranno essere esportate nei formati standard.

L’esperienza utente è massima: direttamente sul sito selezionando le copertine si potrà postare commenti, votare e interagire nello stile tipico dei social network o proseguire la ricerca verso più ampie community di lettori, come Anobii, LibraryThing o Google Book.

Le informazioni, pronte, veloci e complete sul documento, a portata di click.

FUNZIONI PRINCIPALI

  • Form di ricerca: libera, avanzata, per liste
  • Navigazione a faccette
  • Filtri di ricerca: target ragazzi, per biblioteca, generi, natura
  • Arricchimenti: copertina, abstract, indice, parole chiave
  • Servizi on-line per l’utente: iscrizione, prestito, rinnovo
  • Funzioni avanzate: registrazioni profili di interesse, notifica novità, esportazione bibliografie, archiviazione ricerche effettuate

I PLUS

  • Gestione delle Prenotazioni con avviso di disponibilità via mail o SMS
  • Totale visibilità del patrimonio cartaceo e digitale
  • Social Opac (Facebook, Twitter, Google Book, Recensioni, …)
  • Messaggistica automatica all’utente
  • Biblioteca 2.0: anticipa i servizi della prossima generazione
  • Aumento della partecipazione, in un ambiente collaborativo
  • Aumento della circolazione
  • Document Delivery

Utilità per la biblioteca

La navigazione nel catalogo avviene mediante diversi punti di accesso: per indici authority files, CDD, soggetti, maschere di ricerca per campi, filtri aggiuntivi, assicurando una visione completa di tutto il patrimonio, compresi i periodici. La visualizzazione dei dati è semplice ed intuitiva, ma completa laddove è necessario. Non mancano funzioni di esportazione dei dati nei formati più diffusi (UNIMARC, MARC) e di esportazione di stampe di schede catalografiche o risultati delle ricerche. La grande flessibilità del sistema, consente alla biblioteca di personalizzare il formato dei dati e le informazioni da mostrare in ogni visualizzazione, elenco o scheda di dettaglio.

La biblioteca potrà facilmente rispondere anche alle richieste dei piccoli utenti con il filtro ragazzi, oppure è possibile impostare un Opac dedicato con grafica amichevole indirizzata a questo target. L’Opac rappresenta al contempo la vetrina della biblioteca verso l’esterno e lo strumento per valorizzare al meglio il proprio patrimonio bibliografico. Un buon Opac, ricco, amichevole, intuitivo, funzionale e attento alle esigenze dell’utente è in grado di accrescere la sensibilità dei cittadini, di attirarne l’attenzione e in ultima analisi di invogliare ad usarne i servizi, a vantaggio della biblioteca stessa.

Utili funzioni di supporto dell’operatività interna si occupano di avvisare l’operatore ad ogni prenotazione on-line. Un’opportuna consolle, mostra un istant-message sull’avvenuta operazione, immediatamente lo stato del documento a catalogo cambierà risultando in prestito. La biblioteca avrà sempre sotto controllo il proprio patrimonio e garantirà agli utenti massima visibilità, trasparenza e certezza dell’esito delle operazioni.

Le ricerche dell’utente

La visualizzazione tipica di una scheda catalografica

Una possibile visualizzazione dei risultati di ricerca

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La gestione degli ordini d’acquisto prevede una stretta integrazione con il catalogo della biblioteca. Il modulo dispone di un’utile funzione di precatalogazione ed una completa gestione contabile/amministrativa relativa alle acquisizioni della Biblioteca. Il modulo è di facile utilizzo ed accompagna il bibliotecario durante tutto il ciclo di vita dell’acquisto: dalla preparazione della bozza fino alla chiusura dell’ordine.

Utilità per la biblioteca

È consentita inoltre la gestione contabile anche rispetto a diversi Budget (capitoli di spesa). Il materiale documentario “precatalogato”, alla ricezione, sarà inserito a catalogo ed inventariato mediante una procedura semplice ed intuitiva. L’integrazione col modulo Comunicazioni consente di automatizzare la generazione e l’inoltro dei solleciti ai fornitori e agli utenti.

Il bibliotecario potrà gestire l’anagrafica dei fornitori completa delle informazioni di base ed economiche come le modalità di pagamento, indirizzi, contatti, condizioni economiche e scontistiche. Le informazioni possono essere recuperate secondo vari filtri di ricerca.

La navigazione tra i dati, intuitiva e veloce, consente anche alla piccola biblioteca di rispondere alle esigenze amministrative della propria struttura, monitorando costantemente i processi e garantendo precisione e sicurezza.
La compilazione dell’ordine al fornitore potrà essere fatta anche senza data entry, interfacciandosi con le piattaforme elettroniche dei distributori e librerie on-line. Unibiblio è il primo Sw gestionale a possedere una funzione così avanzata che permetterà al bibliotecario di ridurre i tempi di gestione del back office.

FUNZIONI PRINCIPALI

  • Gestione anagrafica fornitori
  • Gestione completa del ciclo ordini: apertura/inoltro/sollecito
  • Produzione di stampe per la corrispondenza
  • Supporto per operazioni contabili e gestione economica
  • Gestione capitoli di spesa
  • Integrazione con modulo Gestione Patrimonio e Catalogazione
  • Gestione Proposte di acquisto degli utenti
  • Controllo stato proposte su Opac

I PLUS

  • Configurabile per la singola biblioteca o per i sistemi, supporta la logica di acquisto centralizzato
  • Produzione automatica delle comunicazioni e dei solleciti ai fornitori
  • Interfaccia su piattaforme elettroniche di distributori e librerie on line
  • Import delle schede catalografiche via Web Services da distributori e librerie on line
  • Integrazione e scambio documenti in formato elettronico (EDI)

La visualizzazione in elenco degli Ordini

Maschera di editing dettagli singolo fornitore

Dettagli ordine generico

È possibile condividere l’anagrafica dei fornitori tra le biblioteche del Sistema. Gli ordini possono anche essere gestiti in logica di acquisto centralizzata da parte del Centro Servizi, facendo proprie economie di scala e ottimizzandone i vantaggi. Il modulo gestirà comunque gli archivi, le condizioni, le modalità di pagamento e tutte le richieste d’acquisto delle singole biblioteche.
Ogni biblioteca potrà visionare monitorare lo stato dei propri acquisti, mentre nel caso di acquisizioni centralizzate il centro sistema potrà controllare tutti i lotti d’ordine. Unibiblio terrà lo storico di tutti i documenti arrivati e nel caso di evasioni parziali o in ritardo potrà inviare in automatico al fornitore il sollecito per i titoli mancanti. Il modulo consente al bibliotecario di gestire in modo semplice e organizzato anche le proposte di acquisto, inoltrate via web da parte degli utenti. Queste saranno prese in carico dall’operatore che potrà decidere di inserirle nel circuito dell’ordine al fornitore, dando un pronto feedback all’utente che potrà controllare lo stato della sua richiesta. Quando il libro arriverà in biblioteca e sarà disponibile al prestito, il sistema prenoterà il documento all’utente che ha formulato la proposta di acquisto ed automaticamente invierà una comunicazione di disponibilità: il lettore sarà avvisato via e-mail, sms, sintesi vocale.
Le richieste saranno subito evase migliorando la qualità dei rapporti tra biblioteca ed utenza.

RFID (Radio Frequency Identification) è una tecnologia unica che consente alla biblioteca di utilizzare i sistemi di auto-prestito self service, prestito assistito, controllo inventariale e antitaccheggio. Il bibliotecario al banco utilizza il modulo prestiti di Unibiblio che supporta la lettura dei chip RFID, senza la necessità di cambiare programma e potendo leggere fino a 8 chip contemporaneamente.

Il patrimonio della biblioteca sarà protetto dai varchi antitaccheggio e il modulo RFID terrà sempre monitorato il conteggio degli accessi, delle presenze in biblioteca e della circolazione self e assistita. L’operatore visualizzerà in tempo reale, condividere e esportare grafici, statistiche e indagini. Tutto il patrimonio potrà essere inventariato con il lettore portatile collegato in tempo reale via Wi-Fi al server Unibiblio.

Utilità per la biblioteca

Il bibliotecario dalla schermata di catalogazione di Unibiblio potrà inizializzare il Tag e attivare la stampante per riprodurre codice a barre sull’etichetta e programmare il chip RFID.
La stampa della tessera utente e la programmazione del suo chip sarà eseguita direttamente dal modulo Anagrafica Utenti: non ci saranno database duplicati.
Al front office l’operatore appoggiando i documenti potrà direttamente eseguire le operazioni di circolazione multiple e contemporanee (anche in modalità off line) velocizzando sensibilmente i tempi di servizio. La registrazione del prestito comporta il cambio di stato dell’antitaccheggio e la stampa della ricevuta utente.

Il modulo RFID è in grado di leggere contemporaneamente fino a 8 chip RFID (può essere presente una sola card utente).

Il modulo RFID incorpora nella postazione Staff e nel self-check il lettore di CRS (Carta Regionale dei Servizi) che può essere utilizzata in sostituzione della tessera utente.

FUNZIONI PRINCIPALI

  • Circolazione self service, rispetto della privacy
  • Programmazione chip dal modulo di catalogazione
  • Programmazione tessere da modulo Anagrafica Utente
  • Lettura card RFID, CRS, CNS
  • Scaffale intelligente
  • Controllo accessi
  • Varchi antitaccheggio
  • Lettore portatile d’inventario
  • Compatibilità totale con i maggiori produttori di RFID

I PLUS

  • Fine delle azioni di bancone manuali e ripetitive
  • Una postazione staff in rete per più operatori
  • Incremento attività di reference e consulenza
  • Prestito e restituzione multipla contemporanea
  • Diminuzione dei tempi di attesa al banco
  • Prestito e restituzione 24/7
  • Ritorno d’investimento entro 1/2 anni

Utilità per un sistema di biblioteche

Il Centro Sistema si gioverà del modulo RFID per gestire efficacemente la logistica del prestito interbibliotecario, attivando e disattivando lo stato di antitaccheggio e registrando l’ingresso/uscita di intere casse di documenti per volta.

Gli utenti potranno restituire i documenti in tutte le biblioteche del sistema, direttamente all’operatore oppure utilizzando sistemi come lo scaffale intelligente, l’auto restituzione o le stazioni esterne resi 24h.

Ogni operazione aggiornerà il data base dei prestiti e la situazione utente in tempo reale.

Sistema Bibliotecario Vimercatese

Stazione di autoprestito touch screen

Con questa stazione il prestito diventa semplice: niente più file al banco e mantenete la privacy dell’utente: mentre il bibliotecario si libera da operazioni noiose e ripetitive e può dedicarsi ad attività come catalogazione e reference.

Il lettore potrà concludere un prestito (anche multiplo, fino a 8 pezzi contemporaneamente) semplicemente in 2 passi:

  • Poggiare tessera e documenti sul tavolo
  • Toccare il tasto verde prestito e confermare

La stazione consente di effettuare anche la restituzione con la stessa facilità del prestito. Sono disponibili scaffali intelligenti dei migliori produttori di tecnologia RFID che semplificano ulteriormente la restituzione rendendo i documenti restituiti immediatamente disponibili al prestito.